Obligatoire pour toutes les entreprises dans le cadre des marchés publics, la facturation électronique est facilitée par des outils spécifiques. Parmi eux : Chorus Pro qui permet aux collectivités territoriales et aux entreprises fournisseurs de l’État de transmettre leurs factures aux différents organismes publics. Mais comment fonctionne cette solution mutualisée de facturation ? C’est ce que nous allons vous expliquer dans cet article.
Une solution de facturation dédiée à la sphère publique
Mise à disposition des fournisseurs de la sphère publique, Chorus Pro ne leur coûte rien puisqu’elle est prise en charge par l’État. Cette solution permet l’édition, la gestion et le suivi de traitement des factures. Elle permet également aux fournisseurs d’obtenir des renseignements sur les paiements.
Parce que la facturation électronique est obligatoire pour les entreprises fournisseurs de l’État, celui-ci a décidé de les aider à répondre à cette obligation. À savoir que l’Agence pour l’Informatique Financière de l’État a mis en place cette solution et en assure le fonctionnement. C’est donc elle qui fournit des tutoriels et fiches pratiques qui permettent aux utilisateurs de comprendre le fonctionnement de Chorus Pro.
« chorus pro gouv fr mon compte » : Comment s’inscrire ?
Pour créer votre compte sur Chorus Pro, rendez-vous sur le site officiel. Vous trouverez facilement l’onglet « Créer un compte ». Vous serez invité à renseigner une multitude d’informations : Nom, prénom, données relatives à l’entreprise. Pensez bien à remplir les champs possédant un astérisque rouge. Ceux-ci sont obligatoires. Les informations relatives à la structure de votre entreprise seront préremplies grâce à la base de données de l’INSEE. Cependant, vous aurez la possibilité de les modifier en cas de besoin. Puis, vous cocherez les fonctionnalités dont vous souhaitez disposer :
- Déposer des demandes de paiement. Sélectionnée par défaut, celle-ci vous permettra de transmettre toutes vos factures.
- Créer/Consulter des DUME. Cette fonction permet le raccord au service DUME par API. Elle est utile uniquement pour les « profils acheteurs ».
- Demandes de paiement. Cette fonction est indispensable et doit donc être cochée.
Une fois les fonctionnalités cochées, il faudra valider vos choix.
Par la suite, un mail d’activation vous sera transmis. Attention, il s’agira de l’adresse mail que vous aurez renseignée précédemment. Celle-ci vous permettra d’accéder à votre compte par la suite et d’obtenir toutes les notifications de Chorus Pro. Bien sûr, il vous sera toujours possible de la modifier.
Finalisation de l’inscription sur Chorus Pro
Cliquez sur le lien d’activation reçu sur votre boîte mail. Vous vous retrouverez sur une page du site Chorus Pro. Là vous pourrez finaliser votre inscription. Pour cela, vous serez invité à définir un mot de passe et à répondre à une question secrète qui vous permettra de récupérer votre code en cas d’oubli. Il ne vous restera plus qu’à cliquer sur l’onglet « Valider ». Après cela, votre compte Chorus Pro sera actif et fonctionnel. Vous serez donc prêt à transmettre vos factures aux organismes publics.
Chorus Pro : trois modes d’utilisation
Les trois modes d’utilisation de Chorus Pro sont les suivants : Portail, EDI et Service.
Le mode Portail
Avec ce mode d’utilisation, vous pourrez créer, déposer, éditer, recevoir et envoyer des factures de manière manuelle. Il convient parfaitement aux entreprises qui transmettent moins de dix factures mensuelles à des entités publiques.
Le mode Service
Avec ce mode, vous devrez passer par l’API (Interface de Programmation d’Application) d’un prestataire extérieur. Concrètement, cette interface sera votre porte d’accès aux fonctionnalités de Chorus Pro. Vous disposerez d’un processus quasi-intégralement automatisé. Mais attention, accéder à Chorus Pro en mode API impose de réaliser des travaux de raccordement.
Le mode EDI
EDI signifie Échanges de Données Informatisées. Grâce à ce mode d’utilisation, vous pourrez transmettre et recevoir des factures via des flux de données échangées entre vous et Chorus Pro. La mise en place du lien EDI doit être développée dans votre système informatique. Relativement complexe à installer, ce mode convient aux entreprises générant un gros volume de factures chaque mois.
Comment déposer des factures sur Chorus Pro ?
Sur Chorus Pro, vous pouvez déposer une facture ou un lot de factures. Pour cela, commencez par vous connecter à votre compte à l’aide de vos identifiants. Par la suite, vous cliquerez sur l’onglet « Facturation ». La page qui s’ouvrira vous offrira plusieurs fonctions liées à la facturation. Pour déposer vos factures, c’est l’onglet « Factures émises » qu’il faudra sélectionner. La page suivante fera apparaître l’option « Déposer une facture ». Une fois que vous aurez déposé vos factures, la création de celles-ci s’effectuera en deux temps.
Dans un premier temps, vous devrez cliquer sur l’onglet « Continuer » pour lancer les vérifications suivantes :
- L’absence de virus dans les fichiers joints
- La compatibilité de l’extension avec le format du fichier
- Le respect de la taille maximale autorisée
Si tout est conforme, le lot de factures sera enregistré et vous obtiendrez un numéro de lot.
La seconde étape de facturation consiste à traiter les factures enregistrées. Vous pourrez les visualiser en vous rendant sur la page « Factures émises » accessible dans la catégorie « Facturation ». Si des factures ne sont pas conformes, vous pourrez consulter les anomalies relevées dans le « Suivi des flux », puis « Raccordements ». Une fois corrigées, ces factures pourront être à nouveau déposées.
Quels formats de fichier sont pris en charge par Chorus Pro ?
Parmi les différents types de fichiers pris en charge par Chorus Pro : XML, Factur-X et PDF. Ce dernier est un format universel. Facilement lisible par les utilisateurs, il rend possible la sauvegarde à long terme et préserve l’intégrité des documents. Le format XML est un format texte. Il permet de hiérarchiser et structurer des données. De plus, il garantit une lecture fiable par des logiciels et rend possible l’automatisation des tâches. Enfin, le format Factur-X est mixte. En fait, il associe les deux formats précédents. Conforme à la norme européenne de facturation électronique, Factur-X intègre des données attachées en XML de manière à permettre l’automatisation des factures par les logiciels de comptabilité, et ce, dans un fichier PDF.
Comment envoyer une facture sur Chorus Pro ?
Après avoir enregistré vos factures, il faudra les transmettre à vos clients. Pour cela, vous devrez d’abord consulter le formulaire de renseignement pour sélectionner le cadre de dépôt ainsi que la structure de l’entreprise. Après cela, vous obtiendrez une facture préremplie à partir des informations dont dispose l’application.
Vérifiez toutes les données préremplies, corrigez et complétez si nécessaire. Attention, si vous avez déposé vos factures au format PDF, il se peut que Chorus Pro rate quelques informations. Ainsi, vous remarquerez des champs vides qu’il faudra compléter vous-même. Avec vos factures à transmettre, vous pourrez insérer une pièce jointe. Une fois cela fait, vous pourrez les envoyer. Grâce aux informations que vous aurez renseignées précédemment, les factures seront transmises de manière automatique aux clients.
Site officiel : https://portail.chorus-pro.gouv.fr
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