Nos conseils pour bien choisir son logiciel de gestion locative (pour particuliers et professionnels)

Comme son nom l’indique, le logiciel de gestion locative facilite considérablement la gestion des biens en location. Cet outil peut être accessible en ligne ou nécessiter une installation sur ordinateur. Gratuits ou payants, les programmes sont extrêmement nombreux et très différents les uns des autres. En effet, les besoins d’un syndic, d’un propriétaire de plusieurs biens locatifs ou d’une SCI diffèrent, chacun doit donc trouver le logiciel qui lui convient parfaitement. Nous avons rédigé cet article pour vous aider à faire le bon choix. Mais avant de vous présenter les meilleures propositions, nous allons étudier en détails toutes les caractéristiques d’un bon logiciel de gestion locative. À l’issue de ce guide d’achat complet, ces outils n’auront plus aucun secret pour vous !

Pourquoi avoir recours à un logiciel de gestion locative ?

Vous vous demandez encore pourquoi vous utiliseriez un tel programme ? Sachez qu’il s’agit d’un outil spécialement élaboré pour faciliter votre travail de gestion. Particuliers propriétaires et agences immobilières révolutionnent ainsi leurs méthodes de gestion pour réaliser un précieux gain de temps, de précision et d’efficacité.

En tant que propriétaire de plusieurs biens immobiliers en location, vous savez combien certaines tâches administrative sont fastidieuses : les envois de courriers, l’élaboration et l’édition de documents importants, la comptabilité, les déclarations aux impôts et toutes les autres démarches de gestion prennent beaucoup de temps et demandent une grosse organisation.

Un logiciel spécifique vous permettra de gérer vos biens avec plus d’aisance et d’efficacité. Les tâches administratives courantes seront facilitées tout comme les démarches comptables que vous réaliserez désormais en toute sérénité.

Qu’est-ce qu’un bon logiciel de gestion locative ?

Sans plus attendre, découvrez les caractéristiques d’un bon logiciel de gestion locative.

Un programme simple d’utilisation

Un logiciel de gestion locative convaincant doit proposer une utilisation facile et intuitive. Dans le cas contraire, il peut faire perdre beaucoup de temps. Or, c’est exactement l’inverse que l’on attend de cet outil. En outre, qui dit gestion facile dit gestion rapide ! Des fonctionnalités permettant l’automatisation de certaine tâches sont indispensables tout comme les fonctions d’importation. Des outils avancés sont également nécessaires pour réaliser des travaux administratifs bien spécifiques.

Pour être qualifié de performant, le logiciel de gestion locative le plus simple doit permettre la réalisation des tâches suivantes :

Un suivi de calendrier de gestion
La gestion de plusieurs baux
L’édition des quittances de loyer
L’affichage global de la situation de chaque locataire
L’affichage d’une synthèse des baux en cours

Dans le cas d’un logiciel intégrant l’édition complète d’un bail, vous devez vous assurer de sa conformité avec la loi.

Un logiciel avec formation, accompagnement et assistance client

Un bon logiciel de gestion locative doit également offrir des services du type accompagnement, formation et assistance. En effet, bénéficier d’une sorte d’apprentissage est intéressant pour s’assurer d’une prise en main rapide et sûre. Cette « formation » complétée par un accompagnement vous permettra de maîtriser plus rapidement les différentes fonctionnalités offertes par le programme informatique. Ainsi, vous perdrez moins de temps au démarrage et exploiterez pleinement les capacités de ce précieux outil. En termes de service au client, j’entends la disponibilité et la réactivité d’une assistance en cas de nécessité.

Un accès permanent via internet

Du côté des fonctionnalités, vous devez exiger un accès via internet. Cette option vous permettra d’utiliser votre logiciel n’importe où, n’importe quand et sur tous vos supports numériques. Ainsi, même en déplacement, vous accèderez à vos données sur votre mobile ou votre tablette.

Lorsque vous réfléchirez aux fonctionnalités de votre logiciel de gestion immobilière, essayez de raisonner performance, praticité et efficacité. L’objectif est d’utiliser cet outil durant des années. Faites au mieux pour anticiper vos besoins futurs de manière à ne manquer d’aucune fonction.

Avantages et inconvénients des logiciels de gestion locative

Avant de vous présenter les meilleurs logiciels du moment, nous souhaitons vous exposer les forces et les faiblesses de ces outils informatiques. Ainsi, vous ferez votre achat en ligne en toute connaissance de cause.

Les avantages

Qu’ils soient accessibles en ligne ou sur serveur local, disponibles sur différents supports numériques ou uniquement sur PC, les logiciels de gestion locative présentent de très nombreux avantages notamment pour les agences immobilières, les SCI et les particuliers propriétaires. Parmi eux :

L’aide à la déclaration fiscale
L’automatisation de la création et de l’envoi de documents aux locataires
Les alertes automatiques
La création des documents soumis à réglementation
La gestion et le suivi d’éventuels travaux d’entretien sur les biens en location
L’enregistrement et le suivi des paiements provenant d’organismes d’aide
La gestion et le suivi des réservations de locations de courtes durées
L’étude des profils des locataires potentiels
Le suivi de la comptabilité

Pour résumer, les logiciels de gestion locative facilitent la gestion des biens en location en organisant, priorisant et en automatisant toutes les tâches. Faciles à prendre en main, ils représentent un gain de temps précieux et assurent la conformité des documents. Ces programmes dispensent un accompagnement efficace pour aboutir à une gestion pertinente, sûre et organisée.

Les inconvénients

Ici, il s’agit plutôt d’évoquer les limites des logiciels de gestion locative. En effet, on ne peut pas vraiment parler d’inconvénients car ces outils sont réellement utiles et très complets pour certains. Mais bien que sécurisé, performant et agréable à utiliser, un tel programme ne vous remplacera pas lors des visites ou de la réalisation des états des lieux. C’est également vous qui devrez poster votre annonce en ligne pour trouver des locataires, à moins d’avoir recours aux services d’une agence immobilière. C’est le plus offert par celle-ci par rapport aux logiciels : l’intervention de l’humain. Votre gestionnaire se déplacera pour assister aux réunions du syndic ou pour constater un éventuel sinistre, le logiciel ne vous dispensera pas de ces obligations

Finalement, le seul véritable point faible que l’on peut citer concernant les logiciels de gestion immobilière, c’est leur diversité qui ne fait que compliquer le choix pour chaque utilisateur. Très différents les uns des autres, ces outils informatiques imposent une longue réflexion pour éviter les erreurs. Prendre le temps de définir ses besoins et contraintes avant de partir à la recherche de son logiciel idéal est donc une nécessite absolue !

Les avantages des logiciels de gestion locative en ligne

Cet outil informatique est indispensable lorsqu’il s’agit de gérer plusieurs biens locatifs, mais il est également très utile dans le cas d’un unique logement. Aujourd’hui, les programmes en ligne sont très prisés car ils proposent de nombreux avantages. Laissez-nous vous les présenter.

1. Une administration conforme et facilitée

Proposer un ou plusieurs biens en location impose de rédiger des états des lieux ainsi que des contrats de bail conformes aux à la loi. Là encore le logiciel en ligne se révèle indispensable car il rédige ces documents dans leur intégralité. Vous n’aurez qu’à lui fournir quelques informations. De plus, le programme intègrera la signature électronique pour les documents importants. Ainsi, vous serez en totale conformité avec les réglementations et limiterez vos déplacements.

2. Des économies à long terme

Les logiciels de gestion locatifs sont également avantageux du point de vue économique. En effet, si vous passez le cap, vous n’aurez plus à vous adresser à une agence pour la réalisation des actes locatifs. Vous ferez donc des économies ! En outre, vous bénéficierez d’une automatisation de certaines tâches contraignantes. En effet, le logiciel vous alertera lors de vos obligations envers les locataires. Vous n’aurez qu’à donner votre accord pour que le programme déclenche l’envoi des quittances de loyer par exemple. Encore une fois, confier ce travail à une agence vous reviendra bien plus cher.

3. Des paiements automatiques en ligne

Avec un logiciel de gestion locative en ligne, les prélèvements de la caution et des loyers seront également simplifiés. Le locataire sera invité à valider un mandat électronique de prélèvement pour permettre les mouvements d’argent d’une banque à l’autre. Les prélèvements mensuels seront automatisés, référencés et suivis par le programme informatique. Si vous ne souhaitez pas automatiser les paiements des loyers, vous confierez la rédaction et l’envoi de relances et/ou de quittances au logiciel.

4. Un système d’hébergement et un accès aux données sécurisés

Enfin, le logiciel de gestion locative en ligne centralise toutes les données sur un système d’hébergement hautement sécurisé. Toutes les informations stockées sont accessibles en permanence et protégées contre les risques d’intrusion. Un identifiant et un code vous permettront d’accéder au data center. Ce système d’archivage est bien plus sécurisant qu’un disque dur d’ordinateur. En effet, celui-ci peut lâcher à tout moment et perdre toutes vos informations.

En outre, le logiciel en ligne vous offrira la possibilité de créer des dossiers accessibles aux locataires. Ainsi, ils pourront consulter librement les documents les concernant.

Savoir différencier les différents logiciels de gestion locative disponibles sur le marché

À présent, il est temps de se pencher sur le choix d’un logiciel de gestion locative adapté à vos besoins et contraintes. Pour y parvenir, étudions ensemble les différences notables entre les différents programmes qui vous seront proposés.

D’un point de vue technique

Ici, on parle de différences liées à l’architecture et aux supports d’accessibilité. Vous aurez le choix entre les logiciels en ligne, dont nous venons de parler, et les programmes sur serveur. La première option n’impose pas l’achat d’une licence ni d’installation. Avantageux sur bien des plans, le logiciel en ligne vous propose de payer un abonnement. Disponible en permanence, il bénéficiera de mises à jour et d’opérations de maintenance automatiques.

Les logiciels sur serveur local imposent l’achat d’une licence. Celle-ci est indispensable pour pouvoir exploiter et installer les programmes. Ces outils classiques, très présents dans les agences immobilières, doivent s’accompagner d’un contrat de maintenance qui offre l’accès aux mises à jour.

En termes de fonctionnalités

Les logiciels de gestion locative sont très différents les uns des autres en matière de fonctions. Certains se contenteront de prendre en charge des tâches administratives et comptables tandis que d’autres plus complets intégreront des fonctions permettant les échanges de données et d’informations entre le bailleur et son locataire.

Quelques logiciels de gestion locative réputés

Voici quelques logiciels de gestion locative parmi les plus prisés.

Locagest : simplicité et efficacité

Ce logiciel de gestion locative est payant. Deux versions affichant deux prix différents sont accessibles. La moins onéreuse est idéale pour les particuliers propriétaires qui louent un ou plusieurs biens. Les professionnels de la gestion immobilière ont tout intérêt à opter pour la seconde version plus complète.

Simple et efficace, ce programme est facile à prendre en main grâce à son interface intuitive. Vous bénéficierez d’un aperçu global des données et vous serez accompagné dans l’édition des documents. Les envois de quittances et de relances font partie de ses fonctionnalités. La solution prend également en charge la gestion des états des lieux, de la comptabilité et offre une aide à la déclaration foncière.

Rentila : Facile et gratuit

Ce logiciel est gratuit et simple d’utilisation. En seulement 3 étapes, vous configurerez votre compte sur internet. Vous commencerez par créer une fiche détaillée de votre bien, puis un document similaire concernant votre locataire. Enfin, vous relierez ces deux fiches en renseignant les informations sur les conditions de location.

À l’issue de ces trois étapes, vous accèderez aux différentes fonctionnalités de cette solution simple et gratuite. Édition de quittances, bail pré rempli, archivage électronique des documents relatifs à la location, messagerie facilitant l’échange avec le locataire, gestion de la comptabilité, suivi des réservations, utile en cas de locations de courtes durées, et forum de discussion entre propriétaires.

Dolisim : la solution complète

Ce logiciel de gestion locative figure parmi les plus complets. Il facilite la gestion d’un très grand nombre de biens en location. Les fonctionnalités sont très nombreuses : édition des quittances de loyer, relances, archivage des documents, suivi des impayés… L’interface n’est pas très convaincante en termes de design, mais elle présente une réelle rapidité de chargement. C’est un avantage non négligeable lorsque l’on gère de nombreux biens.

Autre atout de cette solution : la possibilité d’en devenir propriétaire. Dans ce cas, vous n’aurez plus à payer d’abonnement mensuel.

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