La numérisation de documents est une activité qui consiste à convertir des pages d’un document papier en fichiers informatiques. Cette opération permet de rendre plus facile la recherche et le stockage d’information, ainsi que le partage entre différents utilisateurs.
Lorsque l’on parle de numérisation de documents, on pense souvent à l’image du scanner connecté à un ordinateur ou bien à un service professionnel externalisé. Mais il faut savoir qu’il existe différentes méthodes pour effectuer cette tâche selon que l’on souhaite réaliser des sauvegardes, archiver des documents de façon définitive, numériser des formulaires manuscrits ou bien convertir les supports amovibles en une version électronique.
Différents types de scanners pour différentes utilisations
- Les imprimantes multifonctions sont pourvues d’un scanner permettant de scanner en général tous les documents A4 (et donc les plus petits aussi).
- Les scanners pour diapositives, comme leur nom l’indique, ne scanneront que des diapositives, elles sont donc à réserver aux photographes et adeptes de l’image.
- Le scanner de poche quant à lui est privilégié pour les personnes voyageant beaucoup et qui ont besoin de scanner avec précision en express. Cette tâche est aussi parfois effectuée avec un smartphone, mais la qualité est moindre, le scanner de poche ayant de nombreux algorithmes de correction d’image pour s’approcher au maximum d’un scan à plat.
Selon la taille du document et le nombre de pages à numériser, les procédés peuvent être très différents : scanner manuel pour quelques feuilles, photocopieur couleur agrémentée d’un logiciel OCR (Optical Character Recognition) pour convertir automatiquement toutes les informations en texte, service de numérisation externalisé pour une grande quantité de documents…
Alors si vous avez un projet de numérisation des documents, il faut d’abord réfléchir à vos besoins et à votre budget tout en prenant en compte la qualité du résultat. Il faut également s’assurer que le format obtenu est bien compatible avec l’utilisation que vous voulez en faire. Et il est important de s’intéresser aux questions juridiques liées au droit d’auteur et au droit à l’information. Pour vos données personnelles, il sera possible de les stocker dans des clouds/coffres forts sécurisés, de type Coffreo.
Enfin, comme toujours en matière de numérisation, il est important de veiller à la sécurité des données afin d’empêcher les fuites éventuelles. Pour cela, il faut sécuriser votre matériel et prévoir un plan de continuité d’activité pour garantir le bon fonctionnement en cas de problème.
Pas de scanner : Où faire numériser ses documents ?
Dans le temps il y avait bon nombre de magasins de photocopie ( Kinko aux états unis par exemple) qui offraient ce genre de service. Le coût des scanneurs étant dorénavant bien moins cher que d’aller faire ce genre d’opération en magasin, ces services ont disparus. Cependant, il est parfois possible de vous rendre en mairie ( dans les petits villages c’est en général bienvenu ) et de demander à utiliser leurs équipements. En cas d’impossibilité, une boutique d’informatique ou un club d’informatique local pourra vous dépanner, ce sera aussi le moment de partager un bon moment avec quelques geeks du coin (passionnés d’informatique). N’oubliez pas de prendre une clé USB pour stocker vos documents !
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