La plupart des applications de rédaction offrent des fonctions de collaboration de base, par exemple le partage d’un document par courrier électronique ou la possibilité pour d’autres personnes de commenter le document. Mais certaines vont plus loin que cela. Parfois, vous pouvez avoir besoin que plusieurs personnes ajoutent du texte, modifient et commentent un document. Sans la bonne application, cela peut devenir compliqué.
Les applications d’écriture ci-dessous permettent de partager facilement un document unique avec d’autres personnes par courrier électronique ou par un lien partagé, ou encore en partageant un dossier. Il s’agit essentiellement de traitements de texte en ligne dotés de fonctionnalités de collaboration. Leur simplicité et leur popularité sont leurs plus grands atouts.
Quelles sont les avantages d’utiliser la rédaction de textes collaborative en ligne ?
Voici donc les avantages les plus importants à retenir :
Partage en temps réel : L’écriture collaborative implique le partage de documents entre plusieurs utilisateurs ayant des rôles différents. L’outil doit donc être doté d’une fonction de partage en temps réel. Elle doit permettre aux individus de visualiser les modifications récentes et de terminer tout travail en cours.
Gestion des rôles et des utilisateurs multiples : L’outil doit permettre à plusieurs utilisateurs de travailler ensemble en douceur, sans chevauchement. Il doit également disposer d’une fonction de gestion des rôles afin que le propriétaire puisse restreindre le rôle de chaque utilisateur.
Facilité de commentaire : Vous avez été témoin des modifications, mais cela ne sert à rien si vous ne pouvez pas les commenter et donner votre avis. Un bon logiciel d’édition collaborative vous aidera dans ce cas !
Contrôle de version : Il vous aide à garder la trace des modifications apportées en votre absence. Il s’agit d’une fonction indispensable pour tout logiciel d’écriture partagée.
Privilèges d’exportation : Vous devez être en mesure d’exporter votre travail dans plusieurs formats, notamment pdf, doc, etc.
Les meilleurs logiciels d’écriture collaborative
1. Google Docs
Lorsque vous entendez « logiciel d’écriture collaborative », est-ce que Google Docs vous vient d’abord à l’esprit ? Si oui, il est facile de comprendre pourquoi. Google Docs est la solution logicielle qui prédomine pour cette tâche. Plusieurs collaborateurs peuvent composer et modifier un document simultanément. Le mot-clé ici est « simultanément » : ceux qui ont accès à un document sur Google Documents peuvent travailler en même temps et voir les modifications apportées par les autres collaborateurs. De plus, l’utilisation de Google Documents est gratuite et toute modification apportée à un document est enregistrée automatiquement.
Avant d’ouvrir un fichier sur Google Documents, les utilisateurs peuvent soit sélectionner un document vierge, soit utiliser l’un des nombreux modèles (essai, lettre, plan de cours, rapport, etc.). Les contributeurs peuvent fournir des commentaires qui sont liés à des parties spécifiques du texte, et les autres collaborateurs peuvent répondre aux questions/préoccupations soulevées dans ces commentaires. Google Docs envoie également des e-mails aux collaborateurs lorsqu’un fichier est partagé avec eux. En outre, les fichiers peuvent être exportés au format .pdf, .doc/.docx ou .odt.
Bien que Google Docs soit l’un des principaux concurrents parmi les logiciels d’écriture collaborative, il n’est pas open source. De plus, la possibilité de suivre l’historique des versions d’un document est limitée, et les documents ont tendance à traîner et à devenir moins réactifs lorsque plusieurs personnes écrivent/éditent en même temps.
Consultez Google Docs ici !
2. Dropbox Paper
Dropbox est depuis longtemps une formidable plateforme de partage de documents ; désormais, Dropbox Paper, basé sur le cloud, ajoute de nouvelles fonctionnalités pour simplifier la rédaction collaborative de contenu. L’interface élégante et épurée de l’application permet de se concentrer sur la tâche à accomplir, et la fonctionnalité de commentaire est simple à utiliser et rappelle celle de Google Docs. Dropbox Paper prend également en charge le format Markdown et restitue votre code Markdown sur place afin que vous puissiez voir instantanément à quoi ressemblera votre document formaté.
Dropbox Paper peut être un bon choix pour garder un projet sur les rails, car il offre aux utilisateurs la possibilité de créer des listes de tâches et d’informer les autres membres de l’équipe lorsqu’une tâche nécessite leur attention. Si vous souhaitez attirer l’attention de quelqu’un sur un commentaire particulier, il vous suffit de taper le signe « @ » devant le nom du membre de l’équipe concerné pour le prévenir.
Retrouvez Dropbox Paper ici !
3. Microsoft Word Online
Microsoft Word est l’outil de rédaction et d’édition par excellence depuis des décennies, mais ce n’est que ces dernières années que la suite gratuite d’applications Web de Microsoft a donné du fil à retordre à la « Suite » de Google.
Microsoft Word Online offre un grand nombre des mêmes fonctionnalités et avantages que Google Docs, mais il existe quelques raisons impérieuses de choisir le produit de Microsoft plutôt que celui de Google :
- La compatibilité avec Office : Si vous utilisez régulièrement les applications de bureau Office, Microsoft Word Online facilite la modification des documents lorsque vous n’êtes pas sur votre ordinateur habituel.
- Commentaires « à faire » : Word Online propose une case à cocher avec des commentaires qui peuvent être cochés lorsque l’action requise a été effectuée.
- Discussions de groupe : Si plusieurs personnes modifient un document Word Online, vous pouvez cliquer sur le bouton Skype pour lancer une discussion de groupe. Même si vous ne travaillez pas activement sur le document, vous pouvez participer à la discussion en utilisant Skype depuis votre navigateur ou votre téléphone.
Bien que Microsoft Word Online ne contienne certainement pas l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la version de bureau du produit, sa fonctionnalité est assez robuste pour une application de rédaction en ligne. En prime, vous pouvez partager cet outil avec d’autres personnes, même si elles ne possèdent pas de compte Microsoft.
Retrouvez Microsoft Word Online ici !
4. Draft
Draft est un type de logiciel d’écriture collaborative qui permet à plusieurs collaborateurs de travailler et de modifier un seul document. Les modifications ne sont toutefois pas immédiatement intégrées au texte. Au contraire, une nouvelle version du document est produite chaque fois que les modifications d’un collaborateur sont acceptées.
Si cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de suivre facilement l’historique des versions du projet, certains peuvent y voir un inconvénient, car seul l’auteur original du document peut accepter ou rejeter les modifications des autres contributeurs.
Les utilisateurs doivent créer un compte en ligne avant d’utiliser ce logiciel. Draft est gratuit. Il est en anglais mais reste très simple à utiliser.
Consultez Draft ici !
5. Etherpad
Etherpad est un outil d’écriture collaborative en temps réel et à code source ouvert. Toute personne ayant un lien vers votre document peut le consulter ou le modifier sans avoir besoin d’un compte. Cela signifie que vous pouvez ouvrir n’importe quel projet au public et laisser les gens contribuer de manière anonyme.
Un design semblable à celui d’un texte brut : Etherpad a un design sobre et sans fioritures. Il n’est pas aussi élégant ou moderne que des applications comme Dropbox Paper, et ne dispose pas non plus d’autant de fonctions de mise en forme que des applications comme Word Online, mais certains pourraient être plus à l’aise dans l’interface sans distraction d’Etherpad.
Une fonctionnalité unique à Etherpad est la vue chronologique, qui vous permet d’explorer les versions précédentes de votre document. Vous pouvez rapidement parcourir la ligne de temps pour trouver la version que vous recherchez, ou vous émerveiller de la façon dont votre document a changé au fil du temps.
Retrouvez Etherpad ici !
Conclusion
Écrire avec d’autres personnes est un excellent moyen de développer vos idées, de bénéficier de l’expérience de nombreux experts et même d’affiner votre art en vous adaptant à leur style. Vous seriez étonné de voir la différence que fait le fait d’avoir plus d’une source d’expression.
Même si vous ne collaborez qu’avec un rédacteur, un outil intuitif basé sur le Web peut rendre le processus beaucoup plus facile. Les modifications et la communication en temps réel rationaliseront le processus et vous permettront de détecter rapidement les erreurs, afin qu’elles n’aient pas d’impact négatif sur la version finale de votre travail.
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